ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                                                        Наказ керівника апарату

                                                                                                                                                                                                        Хмельницького апеляційного суду

                                                                                                                                                                                                        22.11.2018 №41/05-02/1

ПОЛОЖЕННЯ

про забезпечення доступу до публічної інформації в Хмельницькому апеляційному суді

І. Загальні положення

1.1. Положення про забезпечення доступу до публічної інформації в Хмельницькому апеляційному суді ( далі – Положення) регламентує порядок організації роботи щодо забезпечення доступу до публічної інформації, якою володіє Хмельницький апеляційний суд (далі – суд).

1.2. У Положенні терміни вживаються в значеннях, наведених у Законі України «Про доступ до публічної інформації».

1.3. Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації в суді, здійснюється відповідно до Конституції України, законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про звернення громадян», «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про запобігання корупції», «Про державну таємницю», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, та інших нормативно-правових актів із цих питань.

1.4. Дія Положення поширюється на відносини, які виникають у результаті виконання судом вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон).

 Дія Положення не поширюється на відносини:

щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій;

звернення громадян, які регулюються спеціальним законом;

звернення осіб стосовно судового розгляду справи, у якій особа бере участь, і яку належить адресувати до суду як суб’єкта процесуальних  правовідносин на підставі процесуального законодавства.

1.5. Опрацювання, систематизацію, аналіз запитів на інформацію щодо задоволення запитів і щодо надання консультацій запитувачам під час оформлення запитів забезпечує відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації в суді (далі – відповідальна особа), яка визначається наказом керівника апарату суду з числа посадових осіб відділу діловодства та обліку звернень громадян-канцелярії.

1.6. Контроль за наданням доступу до публічної інформації здійснюють у межах компетенції керівник апарату суду та його заступники.

ІІ. Забезпечення доступу до публічної інформації про діяльність суду

 2.1. Доступ до публічної інформації, якою володіє суд, забезпечується шляхом:

систематичного та оперативного оприлюднення точної та повної інформації на офіційному веб-сайті суду, на єдиному державному веб-порталі відкритих даних, на інформаційних стендах, що розміщуються в приміщенні суду в доступному для відвідувачів суду місці, та їх оновлення, в офіційних друкованих виданнях;

надання інформації за запитами на інформацію у запитуваній формі (в усній формі під час особистого прийому, по телефону, у письмовій формі поштою, факсом, електронною поштою).

Доступ до судових рішень суду надається шляхом надсилання суддями до Єдиного державному реєстрі судових рішень електронних примірників судових рішень відповідно до Закону України «Про доступ до судових рішень».

2.2. Публічна інформація надається запитувачам у тому вигляді, у якому вона створена і зберігається в суді.

2.3. Запитувач має право звернутися до суду із запитом, вимоги щодо оформлення якого визначено Законом.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати такий запит шляхом заповнення відповідних форм запитів (додатки 1 і 2), які можна отримати в приміщеннях суду або роздрукувати з офіційного веб-сайту суду.

Запитувач може заповнити запит на інформацію безпосередньо на офіційному веб-сайті суду (підрозділ «Електронна приймальня») шляхом вибору відповідної електронної форми запиту на інформацію  та автоматизовано направити його до суду в електронному вигляді.

У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може самостійно подати письмовий запит на інформацію, його оформляє відповідальна особа, обов'язково зазначивши в запиті на інформацію своє прізвище, ім'я, по батькові, посаду, контактний телефон, причину оформлення, та надати копію цього запиту особі, яка його подала.

2.4. Доступ до публічної інформації про діяльність суду обмежується, якщо інформацію віднесено до інформації з обмеженим доступом (конфіденційна, таємна, службова інформація) при дотриманні сукупності вимог, визначених у частині другій статті 6 Закону, встановивши баланс між інтересом, що захищається та якому може бути завдано шкоду від оприлюднення інформації, та правом суспільства знати запитувану інформацію (застосування «трискладового тесту»).

Перелік відомостей, що становлять службову інформацію в суді, визначається наказом керівника апарату суду, який оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду та розміщується на інформаційному стенді в приміщенні суду. Даний перелік складається з певних категорій інформації, яка може бути віднесена до службової, та слугує орієнтиром для суду та запитувачів інформації щодо інформації, доступ до якої може бути обмежений, якщо застосування «трискладового тесту» в кожному конкретному випадку надасть підстави для її обмеження.

Інформація з обмеженим доступом надається судом, якщо суд правомірно оприлюднив її раніше, а також якщо відпали законні підстави для її обмеження, які існували раніше.

Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої необмежений.

2.5. Відповідальна особа суду зобов’язана: 

вести реєстрацію, облік та систематизацію запитів на інформацію, що надходять до суду, забезпечувати своєчасний їх розгляд, аналіз, опрацювання та надання відповідей на них;

надавати консультації запитувачам під час оформлення запитів на доступ до публічної інформацію;

проводити моніторинг виконання Закону структурними підрозділами апарату суду;

уживати заходів щодо наповнення та підтримки в актуальному стані системи обліку публічної інформації в суді згідно вимог Закону;

забезпечувати надання публічної інформації у формі відкритих даних, оприлюднення та регулярне оновлення в установленому порядку такої інформації на єдиному державному веб-порталі відкритих даних, на офіційному веб-сайті суду, на інформаційних стендах.

При виконанні своїх обов’язків відповідальна особа має право: 

вносити керівнику апарату суду пропозиції та уживати заходів щодо вдосконалення порядку забезпечення доступу до публічної інформації суду, щодо проведення навчання і підвищення кваліфікації працівників суду з питань доступу до публічної інформації;

брати в установленому порядку участь у заходах, ініційованих державними органами, установами, неурядовими організаціями, з питань, пов'язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації; 

2.6. Надання публічної інформації про діяльність суду запитувачам інформації на їх запити, а також підготовку публічної інформації для розміщення на офіційному    веб-сайті суду, на єдиному державному веб-порталі відкритих даних  та на інформаційних стендах в приміщенні суду здійснюють керівники структурних підрозділів апарату суду за такими напрямами діяльності:

1) щодо документообігу суду, документів, які зберігаються в архіві суду, – начальник відділу діловодства та обліку звернень громадян-канцелярії;

2) про рух судових справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду справ  – начальники відділів забезпечення роботи судових палат;

3) про вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад, результати конкурсу, проходження державної служби, суддівську кар’єру та інші питання, пов’язані з кадровим забезпеченням, – начальник відділу служби управління персоналом;

4) про фінансування суду, іншу інформацію, передбачену статтею 28 Бюджетного кодексу України, про доходи суддів і працівників апарату суду – начальник відділу  планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності;

5) про статистичні дані щодо здійснення судочинства судом, відображені у звітах, матеріали аналізів та узагальнень судової практики суду – начальник відділу аналітично-статистичної роботи;

7) про публічні закупівлі, договори, утримання, експлуатацію, ремонт, будівництво адміністративних будинків, обслуговування території, господарське забезпечення заходів, які проводяться судом, створення працівникам безпечних умов праці, забезпечення житлом, охорону праці та техніку безпеки, пожежну безпеку інші питання матеріально-побутового, господарського забезпечення та розпорядження державним майном – начальник відділу управління державним майном;

9) про доступ до судових засідань у суді – начальник відділу служби судових розпорядників;

10) про порядок акредитації представників засобів масової інформації, наповнення інформацією веб-сайту суду – прес-секретар суду;

11) про забезпечення засобами інформатизації, впровадження електронного суду – начальник відділу інформаційного та технічного забезпечення.

За рішенням керівника апарату суду можуть бути визначені інші особи, відповідальні за надання відповіді на запити, розміщення публічної інформації на офіційному веб-сайті суду, на єдиному державному веб-порталі відкритих даних та на інформаційних стендах.

2.7. Керівництво суду здійснює особистий прийом громадян за графіком, що затверджується головою суду, без необхідності попереднього запису.

2.8. Керівник апарату суду здійснює необхідні організаційні заходи щодо забезпечення в суді доступу до публічної інформації, вживає заходів для облаштування спеціального місця для роботи запитувачів з документами та їх копіями, де запитувачі матимуть можливість робити виписки з документів і їх копій, фотографувати, копіювати їх, записувати на будь-які носії інформації тощо.

ІІІ. Надання публічної інформації про діяльність суду

 3.1. Оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті суду забезпечується прес-секретарем та референтом суду з дотриманням вимог Конституції України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні у засобах масової інформації», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про друковані засоби масової інформації», «Про телебачення і радіомовлення», «Про інформаційні агентства», «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів.

Порядок взаємодії суду з представниками засобів масової інформації визначається окремим положенням, яке затверджується наказом керівника апарату суду.

3.2. Керівник структурного підрозділу суду, в якому відповідно до його функціональної спрямованості було створено або оновлено публічну інформацію, невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження або погодження керівництвом суду такої інформації передає її відповідальній особі відділу інформаційного та технічного забезпечення, на яку покладені обов’язки щодо розміщення інформації на офіційному веб-сайті суду. Факт передачі та подальшого оприлюднення інформації реєструється в Журналі реєстрації матеріалів, поданих для оприлюднення на веб-сайті, який ведеться за формою, що встановлена інструкцією з діловодства.

3.3. У приміщеннях суду, де забезпечено вільний доступ відвідувачів суду, розміщується інформація:

1) про розклад роботи суду, порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом суду;

2) про правила здійснення пропускного режиму  та організації охорони в суді, здійснення відеоспостереження;

3) про дату, час, місце проведення судового засідання у справах, призначених до розгляду в суді;

4) банківські реквізити для сплати судового збору;

5) порядок оскарження судових рішень до суду, зразки документів;

6) умови та порядок отримання інформації про діяльність суду;

7) інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність суду.

Керівник структурного підрозділу суду, в якому відповідно до його функціональної спрямованості було створено або оновлено таку публічну інформацію, невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження або погодження керівництвом суду інформації,  розміщує її на інформаційному стенді у приміщенні суду.

3.4. Відповідальна особа не менше як один раз на п’ять робочих днів здійснює  моніторинг своєчасності, достовірності та повноти оприлюднення інформації відповідно до вимог Закону та переліку наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, визначених Кабінетом Міністрів України. В разі виявлення фактів порушення працівниками суду вимог вказаних актів відповідальна особа невідкладно повідомляє про це керівника апарату суду та вживає заходів для оприлюднення чи оновлення вже оприлюдненої інформації.

ІV. Порядок реєстрації та опрацювання запитів

 4.1. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються відповідно до правил діловодства та з урахуванням вимог цього Положення.

4.2. Запити на інформацію приймаються відділом діловодства та обліку звернень громадян-канцелярії.

4.3. Зміст запиту на інформацію опрацьовується відповідальною особою та реєструються в автоматизованій системі документообігу суду.

Реєстрація та опрацювання запитів на інформацію, які надійшли до суду у вигляді електронного документа, здійснюється у такому ж порядку після їх роздрукування на паперовому носії.

4.4. Відповідальна особа після реєстрації запиту на інформацію невідкладно передає його керівнику апарату суду, який визначає відповідальну особу за підготовку відповіді залежно від запитуваної інформації згідно з визначеним у суді розподілом повноважень та з урахуванням цього Положення, після чого запит невідкладно передається для підготовки проекту відповіді на нього згідно із резолюцією керівника апарату суду.

4.5. Керівник структурного підрозділу апарату суду, відповідальний за підготовку проекту відповіді за запитом на інформацію, зобов’язаний надавати відповідальний особі у дводенний строк від дня надходження до відповідного структурного підрозділу суду запиту на інформацію, але не пізніше робочого дня, що передує п'ятому робочому дню з дня отримання запиту на інформацію судом, проект відповіді на запит та документи для його опрацювання, а в разі якщо термін надання таких проектів припадає на вихідний, святковий чи неробочий день - у наступний за ним робочий день.  Відповідальна особа невідкладно передає такий проект відповіді керівнику апарату на підспис.

4.6. У разі якщо запит на інформацію стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, керівник структурного підрозділу апарату суду, відповідальний за надання інформації за таким запитом, за погодженням з керівництвом суду може продовжити строк розгляду запиту на інформацію до 20 робочих днів. Про продовження строку розгляду такого запиту запитувача повідомляють у письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів із дня отримання запиту.

4.7. У разі якщо запит на інформацію разом із проханням надати публічну інформацію містить прохання надати також інформацію, що не відноситься до публічної, відповідь на питання, які не стосуються публічної інформації, може бути надано заявнику окремо в порядку та терміни, передбачені чинним законодавством, про що запитувач повідомляється у відповіді на запит не пізніше п’яти робочих днів із дня отримання запиту.

1. Порядок надання інформації про діяльність суду

5.1. Відповідь на запит на інформацію надається за підписом керівника апарату суду та реєструється в автоматизованій системі документообігу суду.

Відповідь на електронний запит на інформацію надається на адресу, вказану запитувачем інформації, та у запитуваній формі (листом чи у вигляді електронного документа). Паперові копії листування за зверненнями на інформацію повертаються відповідальній особі для зберігання згідно зі зведеною номенклатурою справ суду.

5.2. У разі якщо запитувана інформація про діяльність суду належить до інформації з обмеженим доступом, у відповіді на запит на інформацію вказуються вид, найменування, номер і дата прийняття акта, відповідно до якого доступ до зазначеної інформації обмежено. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є загальнодоступною, надається запитувана інформація, за винятком інформації з обмеженим доступом.

5.3. Суд має право відмовити в задоволенні запиту, якщо:

1) суд не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується, належить до інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону, відповідно до якої запит на інформацію має містити:

ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

5.4. Інформація на запит надається безкоштовно.

У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання та друк. Про це відповідальна особа повідомляє заявника не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження до суду запиту із зазначенням вартості фактичних витрат, пов’язаних з копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку оплати цих витрат. За таких обставин надання публічної інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

Розмір витрат на копіювання або друк документів і порядок відшкодування цих витрат завтерджуються керівником апарату суду.

Безкоштовно надається інформацію про особу запитувача та інформація, що становить суспільний інтерес.

5.5. Особі, яка не оплатила передбачені законодавством фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів, запитувана інформація надається після сплати цих витрат.